Gestão do tempo: como otimizar e evitar o desperdício

Em outras épocas, a administração do tempo esteve associada a certos hábitos de pessoas metódicas, por estas realizarem suas tarefas e cumprirem suas metas por meio de critérios bem rígidos. Já nos dias atuais, podemos dizer que a boa administração do tempo está ligada a comportamentos, ou seja, atitudes apropriadas para com as situações.

Vejamos alguns comportamentos que contribuem positivamente para o sucesso pessoal/profissional:

  • Planejamento: ao se planejar, você estará estabelecendo seus objetivos, traçando estratégias para alcançá-los e refletindo sobre os recursos disponíveis ou necessários para que os mesmos sejam atingidos;
  • Organização/Disciplina: organização e disciplina como forma de perseverar nos seus objetivos e, assim, atingi-los;
  • Definição de prioridade: Ter sempre claro, o que é importante para a organização alcançar os seus resultados.
  • Criatividade: o contexto organizacional é dinâmico, dessa forma, faz-se necessário que os colaboradores estejam sempre inovando no que diz respeito a solucionar problemas e eleger novas prioridades a fim de atingir suas metas. Com isso, qualquer colaborador jamais poderá permitir-se “engessar” por comportamento algum;
  • Flexibilidade: para lidar com as mudanças de prioridades, com as urgências, a diversidade sem perder o foco;
  • Estratégia: análise da situação, rever a importância das tarefas que está executando, enxergando, assim, os impactos das suas ações versus os prazos. Isso possibilita tomar as melhores decisões a fim de obter os resultados esperados;

Esses comportamentos, quando aplicados adequadamente no dia a dia, fazem de você um profissional dinâmico e de atuação diferenciada. Aproximando-o do perfil exigido pelo atual mercado de trabalho.

Em contrapartida, existem os desperdiçadores do tempo, estes, por sua vez, são os principais responsáveis pela má administração do tempo e, consequentemente, impedem você de realizar suas tarefas pessoais/profissionais dentro dos prazos previstos.

Vejamos alguns desses desperdiçadores do tempo:

  • Telefone: é inquestionável a importância deste meio de comunicação, mesmo no ambiente corporativo. Porém, é necessário haver disciplina durante o uso do recurso, pois o mesmo é responsável pelo desvio dos profissionais de tarefas importantes;
  • Falta de planejamento: disciplina e organização afastam de você a indefinição de prioridades, as tarefas inacabadas e, consequentemente, aquela sensação de que não consegue concluir nada. Anotações das tarefas diárias ou listar as atividades por ordem de importância – e ir eliminando as já concluídas – passam a ideia de atividade cumprida;
  • Procrastinação: é o famoso “deixar para depois”. Se você tem o hábito de definir as suas prioridades, então esse ponto não será um problema. Normalmente, tendemos a deixar para depois as tarefas complicadas, com o intuito de fugir delas. Mas,  como em algum momento, será necessário destinar um tempo para as mesmas, então que seja logo cedo, enquanto se encontra cheio de energia produtiva, assim, ficará mais fácil encarar o difícil, destinaremos menos tempo e certamente o resultado será melhor;
  • Desorganização pessoal: não existe nenhuma relação entre: pessoas produtivas x mesas lotadas de pastas e papeis. Portanto, mantenha o seu posto de trabalho organizado, faça limpezas frequentemente, afinal, mesas bagunçadas sugam a energia produtiva;
  • Reuniões desnecessárias: dentro do âmbito da gestão do tempo, reuniões são classificadas como oportunidade ou desperdício. É considerada oportunidade quando possui um facilitador, pauta, pessoas estratégicas, horário de início e término, os participantes possuem foco, assumem responsabilidades e existem prazos para o que ficou definido;
  • Distrações: falta de concentração gera perda do foco e pode comprometer toda a equipe. Evite erros que geram retrabalho;
  • Pressa: na gestão do tempo, a pressa também é considerada a inimiga da perfeição e ainda pode gerar estresse para os seus colegas de trabalho;
  • Comunicação ineficiente: avalie sempre a sua comunicação, verificando as necessidades de mudanças em função das respostas obtidas e da velocidade que atinge as suas metas, assim, evitará a falta de clareza e de objetividade. Com isso, certamente não fará uso de canais inadequados de comunicação para solução de problemas, entre outras coisas que são consideradas prejudiciais à gestão do tempo no dia a dia das empresas;
  • Perfeccionismo: para a gestão do tempo, o perfeccionismo é uma armadilha, pois, quando se refaz a mesma tarefa diversas vezes, aplicam-se mudanças desnecessárias, conferências demasiadas, entre outras coisas relacionadas. É desperdiçado bastante tempo e muitas das vezes o resultado nem é tão surpreendente e os prazos ficam comprometidos. A dica é: cuidado com o seu nível de exigência.

Vivianne Araújo
Designer de Carreira da DeVry | UniFBV

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